Wie Sie mit einer Projektmanagement-Software die Produktivität im HR und Recruiting steigern

— Gastartikel von factro —

Ohne die eigenen Mitarbeiter ist ein Unternehmen nichts. Human Resources, Recruiting und das gesamte Personalmanagement spielen eine entscheidende Rolle in jeder Organisation, die mehr als einen Mitarbeiter hat. Und gerade dieser Bereich steht vor immer neuen Herausforderungen – Digitalisierung, „New Work“, Umstrukturierungen in der gesamten Arbeitswelt.

Neben dem normalen Tagesgeschäft müssen Personaler neue Konzepte entwickeln: zum Beispiel die Einführung neuer Recruiting-Tools, Talent-Programme, Bildungs-Controlling. Sie finden sich in einem gigantischen Change-Prozess wieder, indem sie sich nicht nur zurechtfinden, sondern den sie auch in ihrem Unternehmen managen müssen.

Personaler werden zu Projektmanagern

Personalern werden schon längst mehr Kompetenzen abverlangt, als man meinen könnte. Vor allem HR-Projekte zeichnen sich durch Besonderheiten und spezielle Herausforderungen aus:

  • langfristige Planung
  • strenge rechtliche Datenschutzvorgaben
  • betreffen viele bis alle Mitarbeiter
  • beeinflussen Organisation und Arbeitsumfeld stark

Nicht nur die Komplexität ist hoch, auch der Einfluss auf andere Bereiche ist bedeutend. Vor allem im Bereich HR reagieren Betroffene sensibel bis ablehnend auf Veränderungen. Wichtig ist es daher, alle von Anfang an mitzunehmen und für das Projekt zu gewinnen. Sonst könnten sich Widerstände ergeben, die schwierig zu managen sind.

Aus diesem Grund ist für Personaler und Recruiter auch ein Verständnis von

  • Projektmarketing
  • Stakeholdermanagement
  • Kommunikation
  • Führung
  • Verhandlungsstrategien
  • Projektmanagement-Methoden

vielleicht nicht zwingend notwendig, aber für jeden Personaler äußerst hilfreich und sehr empfehlenswert.

Gezieltes Bewerber- und Projektmanagement

Fachkräftemangel und der daraus resultierende Zeitdruck bei der Personalsuche erfordert Struktur und Effizienz. Das gestaltet sich schwierig mit überfülltem E-Mail-Postfach und zahlreichen Excel-Listen. Durch Standardisierungen im gesamten Prozess können laufende Kosten eingespart werden.
Gezieltes Bewerbermanagement beginnt nicht erst am Bewerbermarkt, sondern schon im Unternehmen: Ob Employer Branding, Kampagnen-Management bzw. Koordination mit der Abteilung, in der eine Stelle zu besetzen ist.

Management-Tools als sinnvolles Hilfsmittel

Hohe Komplexität, große Budgets und Meilensteine – Projektmanagement stellt für Personaler eine neue Disziplin dar, in der sie sich (meistens) nicht gut auskennen. In diesem Fall ist eine Software-Unterstützung äußerst hilfreich.

Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können HR-Projekte strukturiert und optimiert werden. Damit bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Wie? Ein Beispiel.

Wie Sie mit der Projektmanagement-Software factro Ihre Prozesse optimieren

factro ist eine deutsche, aus dem Ruhrgebiet stammende PM-Software, die Sie vollumfassend bei der Planung, Umsetzung und Steuerung von Projekten unterstützt.

Dazu kann man einzelne Projekte anlegen und diese mit Paketen und einzelnen Aufgaben definieren. Das Projekt lässt sich in vier verschiedenen Ansichten betrachten und verändern – je nachdem, wie es einem gefällt oder wie man es braucht.

Projektstrukturbaum – ein Projekt auf einen Blick

Projektstrukturbaum

Kanban Board – Aufgaben und ihr Status

Kanban Board

Tabellenansicht – aufgelistet und individuell sortierbar

Tabellenansicht

Gantt Chart – zeitliche Planung mit Abhängigkeiten

Gantt Chart

Durch Standardisierung Zeit sparen

Die Einstellung und Einführung von neuen Mitarbeitern – das läuft immer ähnlich ab. Durch die Vorlagenfunktion bei factro können wiederkehrende Abläufe vereinfacht werden. So könntest Du beispielsweise ein Standardprozess „Onboarding“ erstellen, der auch abteilungsübergreifend hilft. Das spart Zeit und Aufwand.

Durch PM-Software Teamarbeit verbessern

Bewerbungsgespräche, Meetings, Einführungen oder Einstellungsverfahren – Projekte mit mehreren Teams können mit factro einfach verwaltet werden. Es entsteht ein virtueller Arbeitsplatz, zu dem alle Beteiligten Zugang haben. Durch die integrierte (aufgabenbezogene) Kommunikation kann jeder nachvollziehen, was gerade passiert und bleibt immer auf dem Laufenden. Lästiges Nachfragen, Telefonieren und Mailen fällt weg.

Durch ein Tool sind nämlich alle nötigen Unterlagen und Informationen an einem Ort für alle Beteiligten zu finden. So können Personalmanagement-Teams ihre Arbeit nachverfolgen, nachvollziehen und langfristig durch Übersicht und Optimierung bessere Ergebnisse erzielen.

Effizienter arbeiten

Kandidaten finden, neue Mitarbeiter einstellen und einführen, interne Ressourcen aufbewahren – Workflows kontinuierlich verbessern. Das Projektmanagement-Tool factro lässt sich einfach in bestehende Prozesse integrieren, ist intuitiv zu bedienen und kann somit unmittelbar in der Praxis eingesetzt werden. So fällt die Zeit für Schulungen oder eine Einführungsphase weg.

Durch Einsichten in alle Bereiche und eine umfassende Leistungserfassung können Ergebnisse optimal getrackt und berichtet werden. Du verlierst Dein Ziel nicht aus den Augen.

Produktivität im Personalmanagement steigern

Struktur, Übersicht und Teamwork – so kann ein Projektmanagement-Tool Personaler und Recruiter dabei unterstützen, die eigenen Prozesse zu standardisieren und zu optimieren. So werden Sie im Großen und Ganzen produktiver und erfolgreicher.

Wieso factro?

Professionelle Management-Tools gibt es viele. An dieser Stelle ist es wichtig, diejenige Projektmanagement-Software zu wählen, die zu Deinen individuellen Bedürfnissen passt.

Das Tool factro bietet vor allem für den Bereich des Personalwesens besondere Vorteile.

Datenschutz
DSGVO und BDSG-neu – Mit einem deutschen Server-Standort in Frankfurt am Main und der Einhaltung hoher deutscher Datenschutzstandards sind Deine hochsensiblen Daten optimal geschützt.

Kostenloser Einstieg
factro ist in der Basic Cloud auch als kostenlose Version verfügbar. So könntest Du die Software auch ohne Aufwand, Kosten oder Bindung nutzen. Höhere (kostenpflichtige) Tarife mit einem erweiterten Funktionsumfang kannst Du 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

Kostenloser Support
Und solltest Du doch mal eine Frage haben – der bereits ab der Basic Cloud kostenlose factro Support mit persönlichen Ansprechpartnern unterstützt Dich und hilft Dir weiter.

 

Über die Autorin

Denise Rüffer von factro hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog.

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